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青岛会议公司会议流程及服务安排

来源:青岛会议公司作者:青岛会议会务 时间:2018-10-01
青岛会议公司会议流程及服务安排

青岛会议公司会议流程及服务安排
 
一、青岛会议公司会前准备  
1、会议公司人员收到会议通知,首先需问清楚会议服务要求,然后将具体安排转告会务工作人员,由会务工作人员准备会议前工作,了解与会人员的相关资料,并做好会务登记,保持良好的信息沟通,促进会议的顺利进行。  
2、青岛会议公司确定会议的出席人数,根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地,并对会场的各项设施进行认真检查。  
3、青岛会议公司草拟会议议程,经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排,议程中应涵盖主题、时间、地点,参加人员及议题安排等具体事项,开会之前要将会议议程传达给与会人员。  
4、青岛会议公司合理安排相关会务工作人员,其工作人员要做到以下几点: 
(一)仪容仪表 
(1) 着装统一整洁,不穿拖鞋、响钉鞋。 
(2) 接待人员短发不遮眼,长发后梳成马尾或盘髻。要求化
淡妆,不浓妆艳抹,不佩戴首饰。 
(3) 坐站姿势规范端庄,不翘腿。
    (二)语言 
(1) 语调温和亲切,音量适中,普通话规范。 
(2) 语言文明礼貌,适时运用“您好”、“您请用”、“请”、
“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。 
(3) 对服务对象主动打招呼,不漫不经心,不粗言粗语,不
大声喧哗。 
(三)态度 
(1) 敬业、勤业、乐业,精神饱满,彬彬有礼。 
(2) 微笑服务,态度诚恳、热情、周到。
(3) 工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。 
(4) 解释问题有礼有节。 

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(四)纪律 
(1) 会议服务前不吃异味食品。
    (2) 不在会议期间使用电话。 
(3) 服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。
(4) 严格遵守职业道德。 
5、青岛会议公司应在会议召开前一天,以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。  
6、青岛会议公司重要会议的召开,应提前做好必要的彩排工作,会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范,并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。  
7、青岛会议公司会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好,并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买;如会议结束后有安排宴会的要求,应确定宴会时间,选好宴请场所,并根据公司接待预算的金额确定菜单;宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。  
8、青岛会议公司参照与会人员的名单制作名牌,名牌以红底纸张打印,上面分别注明单位名称,名字及职位,注意文字大小适当,清楚易识。纸张裁剪规格为8.5*15.11cm,并使用两面三角名牌架摆放。 
9、青岛会议公司会场的座次安排要分清主次,特别是有贵宾参加会议的情况下,更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放,并多预留两到四位。  
10、青岛会议公司会务工作人员进行会场布置:  
(1)检查会议室卫生情况(桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、 杯具、水壶等),确保会议室整洁及会议用品的清洁。根据与会人员的人数摆放好演讲台、桌椅、横幅(会标)、桌牌、花草、签到桌、指示牌、果盘、笔、本、会议议程及其他会议所需要的文件。   
(2)采用拉线的方式,确保桌椅、杯具等会议用品的整齐摆放。摆放花卉时,如椭圆长桌中间空地、会议室角落,另外会议桌上也可订做鲜花花束,但要把握好尺寸,不可过大过高,花卉颜色可视会议主题而定。       
(3)根据会议议程,合理安排与会人员的座位、座牌、发言人、领导人讲话顺序、其它会议物品以及是否需要音乐、是否需要投影仪等,及时检查确保所需物品的齐全,做好会议前的准备工作。
(4)根据发言人位置摆放话筒,并调试(话筒位置的高低、效果及接口等),确保话筒及音量正常,如需要音乐,要提前试播,确保正常播放;如需要投影仪,则根据会议实际需要确定投影仪、幕布的摆放位置,由工作人员进行调试。准备并调试好备用话筒,以备会议过程中话筒突发情况,及时更换。    
(5)会议所需的备品要按以下要求摆放: 
座位的正前方摆放座次牌,右手正前方杯垫及水杯(杯把向右侧转45度),靠近水杯位置摆放消毒湿巾(也可不备),左手前方可放置水果或瓶装纯净水(以防领导不喝茶水),正中放置笔记本、会议议程、会议资料及其他与会议相关的纸质文件,文件右侧则摆放签字笔。其他物品,如激光笔、抽取式纸巾等可随机摆放,注意桌面整齐划一,不可过于拥挤、杂乱。 
具体细节: 
①茶杯:茶杯定位。拇指和食指拿杯把,杯把要求对齐椅子的右侧扶手,摆放成一条直线,茶杯盖上的花竖与杯把垂直,茶杯上的标记一致对准客人,摆放统一。
②杯垫、玻璃杯:拇指与食指拿起杯垫放在茶杯的左侧,杯垫上两个花瓣的夹角对准客人,与茶杯的距离约为1CM,手指握住玻璃杯的底部摆放在杯垫上,切勿用手指碰杯壁,杯底的花纹要以竖条纹对准客人。 
③矿泉水:摆放时,拇指与食指握住矿泉水的两个红标摆在杯具的左侧,与其旁边的玻璃杯一指之隔,汉字标志一面对准客人。 
④毛巾托:毛巾托竖着放在杯与玻璃杯中间的正前方约2CM处。
⑤笔记本、会议资料等文件:对齐桌子外沿,对准椅子正中。
⑥笔:放在笔记本、会议资料的右侧,注意笔的标志朝上方放置。 
11、会议开始前一个小时要准备好充足热水,会议进行中注意始终保持倒水的壶满,以备及时的加水。 
12、准备工作的检查 
会务工作人员应提前一个小时进入会场,检查会场整体效果,确保各项准备工作到位,在所有物品摆放完毕后分别检查桌子两侧的茶杯、玻璃杯、矿泉水是否在一条直线上(如不在一条直线上做适当的调整),同时检查所有物品是否符合摆放要求(如不符合的按照摆放标准摆好)。打开电子设备,打开照明灯及通道门,做好引导工作。如需使用空调,应提前半小时开启。 
13、准备工作完成后 
会场外应设有与会人员签到处,签到处最好设在入口通道较明显的地方。如与会者涉及公司外部人员,可视具体需求摆设“请赐名片”名牌于签到处。然后,会前15分钟站在会议室门口两侧,双手自然交叠在腹前,面带微笑恭候与会人员的光临。在与会人员距会议室门2米处主动拉门让其进入,同时根据不同的身份和年龄使用敬语问候(如早上好、下午好等文明用语)。

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 二、青岛会议公司会议过程中 
1、会议开始后工作人员迅速斟倒茶水,如果需要毛巾,工作人员应先备毛巾(上毛巾的时候注意用夹子,不能用手直接拿),再斟倒茶水。 
首次倒茶后应在15分钟左右再次续水,以后每隔15分钟或20分钟续一次水,如客人杯中有茶水应征询客人意见,并礼貌地小声对客人说:“对不起,请问需要加水吗?”或做个手势,待客人同意时方可进行。可根据实际情况(领导杯中水的水量)来灵活掌握倒水时间。倒水时,右手拿暖瓶,左手的小拇指和无名指夹起杯盖,用大拇指、食指和中指握住杯把,将茶杯端起,侧身,在领导的身后缓缓倒水后放回茶杯,一切行为应在客人右手方完成。  
通常会议室内不许吸烟,如特殊情况需摆放烟缸,烟缸内烟头不得超过三支应及时更换,会场中均使用托盘服务。 
2、工作人员在音控室时随时注意音响监听,发现问题及时查找问题所在,并迅速解决。(及时检查话筒、调音台、功放机、协调器、音响等设备的连接情况)。  
3、根据会议议程,及时关注下一位发言人的话筒开关及位置,如遇到话筒突然失常,应迅速更换备用话筒。  
4、会议中要注意观察主席台,察觉领导如有需要帮助时,及时上前询问。
5、如果会议过程中使用国歌、国际歌,播放过程中所有工作人 员要站立行注目礼,不准随意走动。  
6、在会议过程中,遇到参会人员有特殊的要求,应尽量给予解决,如不能及时解决,请其稍等,然后立即向上一级报告,并尽快给予答复。 
7、会议中间休息时,工作人员要尽快整理会场,补充和更换各种用品。 
8、在会议进行中,工作人员不允许随便进出会场,要保持并维持会场秩序,使会议能够在安静的环境中顺利进行。
三、青岛会议公司会议结束阶段 
1、会议结束时,工作人员应及时打开通道门,站立两侧,礼貌相送,微笑点头,并说“慢走、再见”。
 2、会后及时做好会场清理工作。检查会场内有无与会人员遗留的物品,若发现有遗留物品应迅速做好记录并及时归还。 
3、会后严格做好保密工作,工作人员应不询问、议论、外传会议内容,不带无关人员进入会议室。 
4、如单位外部与会人员有参观单位环境的意愿,在不影响单位正常办公的情况下,工作人员应做好指引和陪同工作。  
5、配合拍摄人员工作,并组织与会人员在指定地点进行合影留念。如会议结束后有安排宴会,应提前与饭店工作人员确定到场时间,并通知与会人员及做好陪同和接待工作。
6、组织会场的后期整理和清洁工作。与会人员所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净,分别消毒,桌椅擦净并摆放整齐,以备下次会议时使用,地板、地毯清理干净。(如会议室超过两天没有使用,需及时的检查会议用品的清洁、桌椅的整洁,确保会议室随时可以使用。) 
7.关闭所有电器设备,话筒、空调等,带好会议室钥匙进行安全检查后离开会场。(会议室注意随手锁门,杜绝无人门开着的现象)。 四、会后服务总结 
每次会议服务结束后,办公室工作人员要对会议全程的讲话内容、照片、影像等资料进行搜集和整理,以备单位以后纪念或是宣传时用。同时,针对每次会议出现的问题及情况撰写书面材料,以例会的形式进行内部讨论,总结每次会议服务过程中的优点及不足,不断进行修正和改进。 

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